1. Kim jest firma FORMAT Sp. z o.o.

FORMAT Sp. z o.o. jest kompleksowym dostawcą rozwiązań IT. Firma świadczy usługi w zakresie projektowania i dostaw zaawansowanych rozwiązań teleinformatycznych. Zgodnie z europejskimi przepisami Format jest Administratorem danych osobowych.

Poniżej dane kontaktowe Format:

FORMAT Sp. z o.o.
ul. Czereśniowa 130, 02-456 Warszawa
tel.: +48 22 463 52 00

Z Administratorem można się skontaktować poprzez adres e-mail: rodo@format.com.pl, telefonicznie pod nr: +48 22 463 52 00 albo pisemnie na wskazany powyżej adres.

2. Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych przez Format

Dane osobowe będą przetwarzane przez w szczególności:

1) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i lit. c) RODO* w celu:
a) podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą lub wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (dane niezbędne do zawarcia umowy)
b) wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;

2) na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Format Sp. z o.o. [tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO] w celu:
a) marketingu produktów lub usług własnych, w tym spersonalizowanych na podstawie profilu klienta
b) organizowania i przeprowadzania konkursów oraz innych akcji marketingowych
c) dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń
d) prowadzenia analiz jakości technicznej świadczonych usług i sprzętu;

3) na podstawie odrębnej zgody [tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO] w celu:
a) dokonania weryfikacji wiarygodności płatniczej klienta w oparciu o informacje z biur informacji gospodarczej lub zawarte w bazie danych Administratora
b) przekazywania klientowi informacji o proponowanych zmianach Umowy i Cennika, o zmianie nazwy (firmy), adresu lub siedziby, potwierdzenia przyjęcia reklamacji i udzielenia na nią odpowiedzi na wskazany adres poczty elektronicznej (e-mail)
c) analiz preferencji lub zainteresowań klienta, analiz rozwoju świadczonych usług w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie przez Administratora danych z urządzeń, którymi klient posługuje się podczas korzystania z usług audiowizualnych (np. z dekodera, urządzeń mobilnych lub innych telekomunikacyjnych urządzeń końcowych). Na podstawie tworzonego profilu klienta Administrator zaproponować spersonalizowaną ofertę handlową.

W wymienionych powyżej celach Administrator będzie przetwarzał dane dotyczące:

1) korzystania z usług dostarczanych drogą elektroniczną (np. Licencje).
d) marketingu bezpośredniego produktów lub usług własnych Format Sp. z o.o.
e) marketingu bezpośredniego produktów lub usług podmiotów współpracujących z Format Sp. z o.o., przy czym dane osobowe klienta nie będą udostępniane podmiotom trzecim, a informacja będzie przekazywana przez Format Sp. z o.o.
f) marketingu bezpośredniego opartego na analizie danych transmisyjnych dotyczących np. wykonywanych i odbieranych połączeń telefonicznych lub transmisji danych w Internecie, w związku z korzystaniem z usług telekomunikacyjnych świadczonych klientowi przez Administratora.

Marketing bezpośredni, o którym mowa w pkt d)-f) powyżej może być realizowany przez Format Sp. z o.o. za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. SMS, e-mail), telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. serwer, komputer, tablet) oraz automatycznych systemów wywołujących (np. urządzeń służących do automatycznego inicjowania połączeń telefonicznych).

3. Jakie kategorie danych są przetwarzane przez Format

Format przetwarza następujące kategorie danych osobowych: (imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres poczty elektronicznej). Administrator nie będzie przetwarzać szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 RODO.

4. Kto może być odbiorcą danych osobowych?

Odbiorcami danych osobowych mogą być następujące kategorie odbiorców (podmiotów przetwarzających dane osobowe w imieniu Format Sp. z o.o.):

partnerzy handlowi (np. agenci, call center, sponsorzy), przedsiębiorcy telekomunikacyjni, firmy windykacyjne, podmioty świadczące usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową i rachunkową, banki, operatorzy pocztowi, przewoźnicy, firmy drukujące korespondencję lub obsługujące korespondencję otrzymywaną od klientów, biura informacji gospodarczej, firmy archiwizujące dokumenty, firmy zajmujące się badaniami opinii klientów, partnerzy świadczący usługi techniczne (np. rozwijanie i utrzymywanie systemów informatycznych i serwisów internetowych).

W/w odbiorcy, zostali przez Format odpowiednio upoważnieni i zobowiązani do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji związanych z danymi osobowymi.

5. Jaki jest okres, przez który dane osobowe będą przechowywane

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane:

1) dane osobowe przetwarzane w celu zawarcia lub wykonania umowy oraz wypełnienia obowiązku prawnego Administratora będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jego upływie przez okres niezbędny do:
a) posprzedażowej obsługi klientów (np. obsługi reklamacji zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących Format Sp. z o.o.
b) wypełnienia obowiązku prawnego Administratora (np. wynikającego z przepisów podatkowych lub rachunkowych);

2) dane osobowe przetwarzane na potrzeby marketingu produktów lub usług własnych Format Sp. z o.o. na podstawie uzasadnionego interesu prawnego, będą przetwarzane do czasu zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą;

3) dane osobowe przetwarzane na podstawie odrębnej zgody będą przechowywane do czasu jej odwołania. W przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie przez Administratora danych dla celów marketingu usług cyfrowych Administratora, dane będą przetwarzane jedynie przez okres obowiązywania umowy.

6. Sposób zabezpieczenia danych

Dane osobowe przetwarzane przez Format przechowywane są na zabezpieczonych serwerach i komputerach w siedzibie firmy.
Dostęp do serwerów i  komputerów, na których przetwarzane są dane jest ograniczony. Dostęp mają tylko upoważnione osoby.

Format podejmuje techniczne i organizacyjne środki (w szczególności: zabezpieczenie dostępu do pomieszczeń, w których znajdują się serwery i komputery, zabezpieczenie dostępu do serwerów i komputerów, system kopii zapasowych, monitowanie, przegląd i utrzymanie, zarządzanie incydentami bezpieczeństwa) służące ochronie danych osobowych przed bezprawnym czy nieautoryzowanym dostępem lub wykorzystaniem przez osoby trzecie, jak również przed przypadkowym ich zniszczeniem, utratą lub naruszeniem integralności.

W przypadku danych osobowych przetwarzanych w formie papierowej, dane przechowywane są w osobnych zabezpieczonych pomieszczeniach, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby.  Format podejmuje techniczne i organizacyjne środki (w szczególności: zabezpieczenie dostępu do tych pomieszczeń, monitowanie, przegląd i utrzymanie, zarządzanie incydentami bezpieczeństwa) służące ochronie danych osobowych przed bezprawnym czy nieautoryzowanym dostępem lub wykorzystaniem przez osoby trzecie, jak również przed przypadkowym ich zniszczeniem, utratą lub naruszeniem integralności.

7. Prawa osoby, której dotyczą dane osobowe

 1) prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, czyli prawo do uzyskania potwierdzenia czy Administrator przetwarza dane oraz informacji dotyczących takiego przetwarzania

2) prawo do sprostowania danych, jeżeli dane przetwarzane przez Administratora są nieprawidłowe lub niekompletne

3) prawo żądania od Administratora usunięcia danych

4) prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych

5) prawo do przenoszenia danych, czyli prawo do otrzymania dostarczonych Administratorowi danych osobowych oraz przesłania ich innemu administratorowi;

6) prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora lub wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego

7) prawo wniesienia skargi do polskiego organu nadzorczego lub organu nadzorczego innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu lub pracy osoby, której dane dotyczą lub ze względu na miejsce domniemanego naruszenia RODO

8) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem)

9) prawo do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony Administratora, wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania decyzji opartej na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych.

Prawa wymienione w pkt 1)-6) i pkt 8)-9) powyżej można zrealizować poprzez kontakt z Administratorem (adres podany w pkt 1, z dopiskiem: „Ochrona danych osobowych”).

*Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).